Privacy Policy | Aloe Mind | Affordable therapy and counselling

Privacy Policy

We, at Aloe Mind, are committed to the protection of your Personal Data and place the matter of protecting your privacy as our utmost priority. We are committed that you retain full control over your personal and health information under most circumstances. We will not disclose or use any of your information for any other purpose except those outlined below.

  • Collection and Processing of Personal Data
    We hereby inform you that we, Aloe Mind. and each of our respective related corporations (hereinafter referred to as the “Company”, “we”, “our” or “us”) (whether or not controlled by us) have or will collect, record, hold, store, use, disclose and/or process (collectively referred to as “Process”) one, or all of the following categories of personal information about you:
    • master data: name, gender, date of birth, citizenship, nationality;
    • contact details: home address, correspondence address, billing address, home phone number and mobile number, e-mail address, work address, work number;
    • compensation / payment details: bank account details, credit card details, banking information, credit records;
    • verification details: information pertaining to the verification of identity, including identification type, NRIC No., and identification number;
    • Health information, e.g. height, weight, family medical history, chronic disease history;
    • Other information, e.g. resumes or CVs when applying for a job at the Company;
    • data relating to online session: browser type and version, operating system, domain name; and
    • any such information as we deem necessary or appropriate from time to time in connection with your commercial relationship with us. (collectively, “Personal Data”).
    • Data shared via Google-based signups are members’ names and email addresses. The purpose, collection and processing of it adhere to the purpose, collection and processing of personal data as stipulated here.To the extent that you disclose to us any personal information above of any individual, we shall assume that you have obtained such individual’s consent for the disclosure as well as the Processing of the same in accordance with the terms of this notification (“Notification”).
  • Sources of Information
    Your Personal Data has and / or will be obtained from the following sources, where applicable, or such other sources which we may see fit from time to time:
    • information provided or submitted by you through among others, the use of our website, social media and phone applications;
    • information gathered through promotional activities;
    • cookies that your web browser store on your computer when you visit a website;
    • as applicable, publicly available or publicly accessible information; and
    • such other written or verbal communications or documents delivered to us prior to and during the course of our contractual or pre-contractual dealings with you.As the accuracy of your Personal Data depends largely on the information you provide to us, kindly inform us as soon as practicable if there are any errors in your Personal Data or if there have been any changes to your Personal Data.
  • Purpose of Processing Personal Data
    We will Process the Personal Data that you have provided to us for the following purposes, including but not limited to (“Purpose”): 
    • To manage the delivery of notices, services or products to you;
    • To manage and verify your account and identity; and complete transactions with you;
    • To enable us to provide our services and perform our services to you;
    • To notify you about benefits and changes to the services offered;
    • To protect the safety and well-being of yourself and/ or other customers;
    • To enable you to participate in promotions, offers and contests;
    • To improve our service;
    • To send you updates on products, news and event updates, rewards and promotions, special privileges and initiatives offered by the Company, where applicable;
    • To maintain records required for security, claims or other legal purposes;
    • To respond to any enquiries, complaints, comments or feedback that you submit to us;
    • To comply with any regulatory, statutory or legal obligation imposed on us by any relevant authority;
    • To develop, market and communicate to you in relation to products and services offered by the Company;
    • To contact you for product or customer satisfaction surveys and market research;
    • To conduct statistical analysis and run machine learning algorithms, and create a data pool so that we can better understand our customer profile and improve our services to you;
    • To produce data, reports and statistics which have been anonymised or aggregated in a manner that does not identify you as an individual;
    • To third parties with whom we have contracted to provide services to us (such as analysis on our behalf) for any of the purposes described above. Where we disclose your personal data to third parties we shall ensure that such data is used only to provide services to us;
    • For any other purposes that is required or permitted by any law, regulations, guidelines and/or relevant regulatory authorities.
    • For the prevention of crime including but not limited to fraud, money-laundering, and bribery;
    • For meeting any legal or regulatory requirements relating to our provision of services and products and to make disclosure under the requirements of any applicable law, regulation, direction, court order, by-law, guideline, circular, code applicable to us or any of our member companies; and / or
    • In order to fulfil any purpose directly related to the above purposes.
  • Disclosure
    Personal Data provided to us will, generally, be kept confidential but you hereby consent and authorise us to provide and / or disclose your Personal Data to the following categories of parties, who may be based/located inside or outside of Malaysia:
    • any person to whom we are compelled or required to do so under law or in response to a legitimate instruction from a competent or government agency;
    • pursuant to an order of a court of competent jurisdiction;
    • any related and associated companies, affiliates and subsidiaries of Aloe Mind, including those established in the future;
    • where applicable, third parties who provide related services or products in connection with our business such as our vendors, business partners, and any party assisting us in carrying out the purposes laid out above;
    • parties which participate in joint marketing schemes with us;
    • any agent, contractor or service provider who provides administrative, order processing, payment clearing, credit reference, debt collecting or other services necessary to the operation of our business;
    • any party or organisation who are bound by confidentiality agreements with us;
    • any person to whom we are, in our belief in good faith, under an obligation to make disclosure as required by any applicable law;
    • government agencies, statutory authorities and industry regulators;
    • our auditors, consultants, accountants, lawyers or other financial or professional advisers; and / or
    • our sub-contractors or third party service or product providers as may determine to be necessary or appropriate.In addition, your personal information may also be disclosed under the following circumstances
    • Under discretion, if it is decided that disclosure of information is necessary as there is a threat to your health, safety or life, or that of other individuals.In the case of minors, under the Child Act (2001), Aloe Mind is mandated to report individuals who are:
    • suspected to be physically or emotionally injured as a result of ill-treatment;
    • suspected to be subject to neglect or abandonment.
  • Impact resulting from failure to supply and consent to the Processing of Personal Data
    • Except for Personal Data which is Processed for direct marketing purposes as well as those set out above, it is obligatory for you to provide certain categories of Personal Data which we request from you for the said Purpose. Failure to supply and consent to the Processing of the Personal Data in relation to the Purpose will:
      • result in us being unable to provide you with the information, notices, services and/or products requested; and
      • affect the ability of the parties to enter into the necessary agreement in relation to the provision of our services to you.
    • It is optional for you to provide the categories of Personal Data which we request from you for direct marketing purposes.
  • Your Rights of Access and Correction
    You have the right to request access to and/or correct your Personal Data and/or limit the Processing thereof. In this respect, you may:
    • check whether we hold or use your Personal Data and request access to such data;
    • request that we correct any of your Personal Data that is inaccurate, incomplete or out-of-date;
    • withdraw, in full or in part, your consent given previously, in each case subject to any applicable legal restrictions, contractual conditions and a reasonable time period.Please note that depending on the information requested and where permitted by law, a nominal administrative fee may be charged. We will endeavour to provide the information back to you as soon as practicable; however we also reserve the right to validate all requests for the authenticity of the request. We may refuse to comply with data access request in circumstances as provided by the law.However, Aloe Mind has the right to deny access to personal information and data at the health coaches discretion:
    • that access to this information will pose a serious threat to the life, health or safety of the individual involved or any other individual;
    • the request for information is frivolous or vexatious; in which case the individual will be asked for a reason for the need to access this information.
  • Data Retention Policy
    We will retain your Personal Data for only as long as necessary to serve the purposes set out in this Privacy Policy and Personal Information Collection Statement in compliance with all statutory and regulatory requirements in Malaysia concerning the retention of Personal Data. We will take reasonable steps to destroy or permanently anonymize Personal Data if it is no longer needed for such purposes.
  • Job Applicants
    Personal Data provided in connection with an application for employment will be used to determine your suitability for a position with the Company and, if applicable, your terms of employment or engagement. Your information may also be used to monitor our recruitment initiatives and equal opportunities policies.Your details may be disclosed to third parties to verify or obtain additional information including education institutions, current/previous employers and credit reference agencies. Credit reference agencies record these searches and you can contact us to find out which agencies we used. Unsuccessful applications may be retained to match your skills to future job opportunities.
  • Consent
    By submitting your personal data, you consent to the use of that personal data as set out in this Policy. If we change our Policy, we will publish the amended version on this page and notify you of any changes. Continued use of the service will signify that you agree to any such changes.
  • Notification of Changes
    Please note that this Policy may be amended from time to time in accordance to applicable laws and regulations and such variations may be applicable to you. In the case of any changes, you will be notified, and the latest version of this Policy will be made available to all customers.
  • Contact
    Aloe Mind is committed to protecting your personal data and strives to provide a safe, secure user experience. If you have any questions (including your rights of access and correction), comments or suggestions regarding this Privacy Policy or your Personal Data, we would be glad to hear from you. Please contact contact@aloemind.com.
  • The English language version of this Policy shall be controlling in all respects and shall prevail in case of any inconsistencies with translated versions, if any.
  • Where the Personal Data is in connection with data subject under 18 years old, you represent [(by clicking “Submit”)] that: (i) you are either a parent, guardian or person who has parental responsibility for the data subject concerned for the purpose of the Personal Data Protection Act 2010; and (ii) have the requisite authority to provide consent for and agree to this Privacy Policy on behalf of that data subject. You shall indemnify Aloe Mind and its officers, directors, employees, contractors, sub-contractors and representatives for any loss, damage, fine, penalties, charges and other fees and expenses incurred in connection with a breach of any of these representations.

DASAR PRIVASI


Kami di Aloe Mind, bertanggungjawab ke atas perlindungan Data Peribadi anda dan amat mengutamakan perlindungan privasi anda. Kami bertanggungjawab untuk mengawal semua maklumat peribadi dan kesihatan anda dalam apa jua keadaan. Kami tidak akan mendedahkan atau menggunakan maklumat anda untuk tujuan lain kecuali seperti yang dinyatakan di bawah

  • Pengumpulan dan Pemprosesan Data Peribadi Dengan ini kami, Aloe Mind. dan setiap syarikat yang berkaitan dengan (selepas ini akan dirujuk sebagai “Pihak Syarikat”, “kami” atau “kepunyaan kami”) (sama ada diuruskan oleh kami atau tidak) telah atau akan mengumpul, merekod, memegang, menyimpan, mengguna, mendedahkan dan/atau memproses satu, atau semua kategori maklumat peribadi anda seperti yang berikut:
    • Maklumat utama: nama, jantina, tarikh lahir, kewarganegaraan, kerakyatan.
    • Maklumat untuk dihubungi: alamat rumah, alamat surat-menyurat, alamat penerimaan bil, nombor telefon rumah dan nombor telefon bimbit, alamat emel, alamat pejabat, nombor telefon kerja
    • Maklumat pampasan/pembayaran: maklumat akaun bank, maklumat kad kredit, maklumat perbankan, rekod kredit;
    • Maklumat pengesahan: maklumat yang berkaitan dengan pengesahan identiti, termasuk jenis pengenalpastian, nombor kad pengenalan;
    • Maklumat kesihatan: contohnya tinggi, berat, rekod perubatan keluarga, sejarah penyakit kronik;
    • Maklumat lain: contohnya resume atau CV semasa memohon pekerjaan dengan Pihak Syarikat;
    • Maklumat berkaitan dengan sesi dalam talian: jenis dan versi pelayar, sistem operasi, nama domain; dan
    • Apa-apa maklumat yang sepatutnya dan penting dari semasa ke semasa yang berkaitan dengan hubungan komersial anda dengan pihak kami. (secara kolektif, “Data Peribadi”)

Apabila anda telah mendedahkan maklumat peribadi bagi mana-mana individu, kami menganggap bahawa anda telah mendapat persetujuan daripada individu tersebut untuk perkongsian dan pemprosesan maklumat tersebut sama seperti yang telah tertera di dalam syarat pemberitahuan ini. (“Pemberitahuan”).

  • Sumber Informasi
    Data Peribadi anda telah dan/atau akan diperoleh dari sumber berikut, yang berkenaan, atau sumber-sumber lain yang bersesuaian dari semasa ke semasa:
    • Maklumat yang anda berikan, termasuklah melalui laman sesawang, media sosial dan aplikasi telefon; o Informasi yang diperolehi melalui aktiviti promosi;
    • Rekod yang disimpan dalam pelayar komputer anda apabila anda melawat laman sesawang;
    • maklumat yang boleh didapati atau diperoleh secara umum; dan
    • bentuk komunikasi lain secara lisan atau bertulis, atau dokumen yang diberikan kepada kami pada sebelum dan semasa termeterainya kontrak atau pra-kontrak antara kami dengan anda.

Memandangkan ketepatan Data Peribadi anda adalah sangat bergantung kepada maklumat yang anda berikan kepada kami, sila maklumkan kepada kami secepat mungkin jika terdapat sebarang kesalahan atau perubahan pada Data Peribadi anda.

  • Tujuan Pemprosesan Data Peribadi
    Kami akan memproses Data Peribadi yang anda telah berikan kepada kami untuk tujuan-tujuan berikut, termasuk tetapi tidak terhad kepada (‘Tujuan’):
    • Untuk menguruskan penghantaran notis, perkhidmatan, atau produk kepada anda;
    • Untuk menguruskan dan mengesahkan akaun dan identiti anda; dan lengkapkan transaksi dengan anda;
    • Untuk memudahkan kami menyediakan servis yang terbaik untuk anda;
    • Untuk memberitahu anda tentang faedah dan perubahan pada perkhidmatan yang ditawarkan;
    • Untuk melindungi keselamatan dan kesejahteraan diri anda dan/atau pelanggan lain;
    • Untuk membolehkan anda mendapatkan tawaran dan mengambil bahagian dalam peraduan yang kami anjurkan;
    • Untuk menambah baik perkhidmatan kami;
    • Untuk menghantar kepada anda pengemaskiniani produk, berita dan acara terkini, ganjaran dan promosi, hak istimewa dan inisiatif yang ditawarkan oleh Syarikat, jika berkenaan;
    • Untuk mengekalkan rekod yang diperlukan untuk keselamatan, tuntutan atau tujuan undang-undang yang lain;
    • Untuk menjawab segala pertanyaan, aduan, komen, atau maklum balas yang anda hantarkan kepada kami;
    • Untuk mematuhi sebarang pelaksanaan peraturan, atau undang-undang yang dikenakan kepada kami oleh mana-mana pihak yang berkenaan;
    • Untuk memperkembangkan, memasarkan dan berkomunikasi dengan anda mengenai hal yang berkaitan produk dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh Syarikat;
    • Untuk berhubung dengan anda bagi tujuan tinjauan kepuasan produk dan pelanggan, serta kajian pemasaran;
    • Untuk menjalankan analisis statistik dan algoritma bagi pembelajaran mesin, dan mengumpul data supaya kami dapat memahami profil pelanggan kami dengan lebih mendalam, serta meningkatkan mutu perkhidmatan kami kepada anda;
    • Untuk menghasilkan data, laporan dan statistik yang telah dirahsiakan nama atau digabungkan dengan cara yang tidak mendedahkan identiti anda sebagai individu;
    • Kepada pihak ketiga yang telah dikontrakkan untuk memberikan perkhidmatan kepada kami (seperti menyediakan analisis bagi pihak kami) untuk sebarang tujuan yang dinyatakan di atas. Apabila kami mendedahkan data peribadi anda kepada pihak ketiga, kami harus memastikan bahawa data tersebut hanya digunakan untuk memberikan perkhidmatan kepada kami;
    • Untuk tujuan lain yang diperlukan atau diizinkan oleh undang-undang, peraturan, panduan dan/atau pihak berwajib yang relevan.
    • Untuk pencegahan jenayah termasuk tetapi tidak terhad kepada penipuan, pengubahan wang haram, dan rasuah;
    • Untuk mematuhi sebarang syarat undang-undang atau peraturan yang berkaitan dengan penyediaan perkhidmatan dan produk kami, dan untuk membuat pendedahan di bawah syarat undang-undang, peraturan, arahan, perintah pengadilan, panduan, pekeliling yang berkenaan untuk kami atau mana-mana syarikat ahli kami; dan/atau
    • Untuk memenuhi sebarang tujuan yang berkaitan secara langsung dengan tujuan di atas.
  • Pendedahan
    • Data peribadi yang diberikan kepada kami, secara amnya, akan dirahsiakan tetapi anda dengan ini mengizinkan dan memberi kebenaran kepada kami untuk memberikan dan/atau mendedahkan Data Peribadi anda kepada pihak-pihak berikut, yang mungkin berpusat/berada di dalam atau di luar Malaysia
    • Sesiapa yang mewajibkan kami atau meminta untuk melakukannya di bawah undang-undang atau sebagai tindak balas kepada arahan yang sah dari agensi yang berwibawa atau kerajaan;
    • menurut perintah mahkamah yang mempunyai bidang kuasa yang kompeten;
    • sebarang syarikat dan anak syarikat yang berkaitan dengan Aloe Mind;
    • mana berkenaan, pihak ketiga yang menyediakan perkhidmatan atau produk yang berkaitan dengan perniagaan kami seperti vendor kami, rakan niaga, dan mana-mana pihak yang membantu kami dalam melaksanakan tujuan yang dinyatakan di atas;
    • pihak yang menyertai skim pemasaran bersama kami;
    • mana-mana ejen, kontraktor atau penyedia perkhidmatan yang menyediakan perkhidmatan pentadbiran, pemprosesan pesanan, penjelasan pembayaran, rujukan kredit, pungutan hutang atau perkhidmatan lain yang diperlukan untuk operasi perniagaan kami;
    • mana-mana pihak atau organisasi yang terikat dengan perjanjian keselamatan data dengan kami;
    • mana-mana individu yang kami percaya berniat baik dan di bawah kewajipan untuk membuat pendedahan seperti yang dikehendaki oleh mana-mana undang-undang;
    • agensi kerajaan, pihak berkuasa berkanun dan pengawal selia industri;
    • juruaudit, perunding, akauntan, peguam, penasihat kewangan atau penasihat profesional kami yang lain; dan/atau
    • subkontraktor kami atau pihak ketiga yang menyediakan perkhidmatan atau produk mengikut keperluan dan kesesuaian.Di samping itu, maklumat peribadi anda juga mungkin boleh didedahkan dalam keadaan berikut:
    • Berdasarkan budi bicara, jika diputuskan bahawa pendedahan maklumat adalah diperlukan kerana terdapat ancaman terhadap kesihatan, keselamatan atau nyawa anda, atau orang lain. Bagi kanak-kanak di bawah umur, di bawah Akta Kanak-kanak (2001), Aloe Mind diberi mandat untuk melaporkan individu yang:
    • disyaki dicederakan secara fizikal atau emosi akibat perlakuan buruk;
    • disyaki telah diabaikan atau ditinggalkan.
  • Hak Anda untuk Mengakses dan Membuat Pembetulan
    Anda berhak untuk meminta akses ke dan/atau membetulkan Data Peribadi anda dan/atau menghadkan Pemprosesannya. Dalam hal ini, anda boleh:
    • memeriksa sama ada kami menyimpan atau menggunakan Data Peribadi anda dan meminta akses ke data tersebut;
    • meminta kami membetulkan mana-mana Data Peribadi anda yang tidak tepat, tidak lengkap atau tidak terkini;
    • menarik balik, sepenuhnya atau sebahagian daripada persetujuan yang anda telah berikan sebelumnya, dalam situasi yang tertakluk kepada mana-mana perlaksanaan undang-undang, syarat kontrak dan jangka masa yang munasabah.Harap maklum bahawa bayaran pentadbiran nominal mungkin dikenakan bergantung pada maklumat yang diminta dan jika diizinkan oleh undang-undang. Kami akan berusaha untuk memberikan maklumat tersebut kepada anda secepat mungkin; namun kami juga berhak untuk mendapatkan  pengesahan bagi memastikan kesahihan informasi tersebut. Kami juga mungkin akan menolak untuk memenuhi permintaan akses data dalam keadaan seperti yang ditentukan oleh undang-undang.Walaubagaimanapun, Aloe Mind berhak untuk menolak akses ke maklumat dan data peribadi anda mengikut budi bicara pembimbing kesihatan:
    • bahawa akses ke maklumat ini akan mengakibatkan ancaman yang serius terhadap kehidupan, kesihatan atau keselamatan individu yang terlibat atau individu lain;
    • permintaan maklumat adalah terlalu remeh atau menyusahkan; dalam hal ini, individu tersebut akan diminta untuk memberikan sebab yang munasabah untuk mengakses maklumat tersebut.
  • Dasar Penyimpanan Data
    Kami akan menyimpan Data Peribadi anda selama yang diperlukan untuk memenuhi tujuan yang dinyatakan dalam Dasar Privasi ini dan Pernyataan Pengumpulan Maklumat Peribadi ini dengan mematuhi semua syarat undang-undang dan peraturan di Malaysia mengenai penyimpanan Data Peribadi. Kami akan mengambil langkah yang wajar untuk memusnahkan atau merahsiakan identiti Data Peribadi secara kekal jika tidak diperlukan lagi untuk sebarang tujuan
  • Pemohon Pekerjaan
    Data Peribadi yang diberikan semasa permohonan pekerjaan akan digunakan untuk menentukan kesesuaian anda dengan jawatan yang ditawarkan Syarikat dan jika perlu, syarat pekerjaan atau penglibatan anda. Maklumat anda juga akan digunakan untuk memantau inisiatif pengambilan pekerja kami dan dasar peluang sama rata. Maklumat anda mungkin didedahkan kepada pihak ketiga untuk mendapat pengesahan atau memperoleh maklumat tambahan termasuk institusi pendidikan, majikan semasa / sebelumnya dan agensi rujukan kredit. Anda juga boleh menghubungi kami untuk mengetahui agensi rujukan kredit yang kami gunakan. Permohonan yang tidak berjaya mungkin akan dikekalkan untuk mendapatkan peluang pekerjaan di masa akan datang bersesuaian dengan kemahiran anda.
  • Where the Personal Data is in connection with data subject under 18 years old, you represent [(by clicking “Submit”)] that: (i) you are either a parent, guardian or person who has parental responsibility for the data subject concerned for the purpose of the Personal Data Protection Act 2010; and (ii) have the requisite authority to provide consent for and agree to this Privacy Policy on behalf of that data subject. You shall indemnify Aloe Mind and its officers, directors, employees, contractors, sub-contractors and representatives for any loss, damage, fine, penalties, charges and other fees and expenses incurred in connection with a breach of any of these representations.
  • Persetujuan
    Dengan menyerahkan data peribadi anda, anda telah bersetuju dengan penggunaan data peribadi tersebut seperti yang dinyatakan dalam Polisi ini. Sekiranya kami mengubah Dasar kami, kami akan menerbitkan versi yang baru di halaman ini dan memberitahu anda tentang sebarang perubahan yang dilakukan. Penggunaan perkhidmatan kami secara berterusan  menandakan bahawa anda telah bersetuju dengan perubahan tersebut.  
  • Pemberitahuan Perubahan
    Harap maklum bahawa Dasar ini akan diubah dari semasa ke semasa mengikut peraturan dan undang-undang yang berkenaan dan variasi tersebut mungkin tertakluk untuk anda. Sekiranya terdapat sebarang perubahan, anda akan diberitahu, dan versi terbaru Dasar ini akan diberikan semua pelanggan. 
  • Hubungi
    Aloe Mind komited untuk melindungi data peribadi anda dan berusaha untuk memberikan pengalaman pengguna yang selamat dan terjamin. Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan (termasuk hak akses dan pembetulan anda), komen atau cadangan mengenai Dasar Privasi ini atau Data Peribadi anda, kami sangat mengalu-alukannya daripada pihak anda. Sila hubungi contact@aloemind.com.
  • Versi Bahasa Inggeris dari Dasar ini harus dikendalikan dalam semua aspek dan akan berlaku sekiranya terdapat percanggahan dengan versi terjemahan, jika ada.
  • Sekiranya Data Peribadi berkaitan dengan subjek data yang berumur di bawah 18 tahun, anda menyatakan [(dengan mengklik “Setuju”)] bahawa: (i) anda sama ada ibu bapa, penjaga atau orang yang mempunyai tanggungjawab ibu bapa untuk subjek data yang berkenaan tujuan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010; dan (ii) mempunyai kewenangan yang diperlukan untuk memberikan persetujuan dan menyetujui Dasar Privasi ini bagi pihak subjek data tersebut. Anda harus membayar ganti rugi kepada Aloe Mind dan pegawai, pengarah, pekerja, kontraktor, sub-kontraktor dan wakilnya untuk sebarang kehilangan, kerosakan, denda, denda, caj dan lain-lain fi dan perbelanjaan yang timbul berkaitan dengan pelanggaran mana-mana perwakilan ini.